PR-misser: persbericht mét alle wijzigingen rondsturen

Wij versturen altijd "plain text" in de email (uiteraard BBC verzonden!), met het bericht nogmaals als attachment in PDF.

Versturen in Word veronderstelt dat de hele wereld met Word werkt. Hiermee kun je kwaad bloed zetten, veel journalisten zijn namelijk helemaal geen Microsoft fans en sommigen hebben niet eens Word.

Verstuur je wel met Word en werk je met Office 2007 verstuur dan in godsnaam als 97-2003 Word document want .docx daar kunnen veel mensen al helemaal niks mee.

@Theo: er over ophouden? Je start een discussie toch juist om er eentje te voeren? ;)

Verder ben ik het met Ward eens. Vervelend voor het bureau in kwestie, maar zo'n kapitale blunder is het nu ook weer niet.

Mee eens, ward. Laten we het ook niet groter maken dan het is. Het was een foutje, geen grote ramp.
Beetje hilarisch. Dat wel.

Laten we er gewoon over ophouden...of is dat onmogelijk op een blog?

Hans, de 'veroorzaker' die jij kent zal blij zijn met jouw support...

"Een groot succes en een stunt op zich", Eh, omdat vierduizend mensen die absoluut niet in de doelgroep voor dit bericht vallen, nu weten dat uit naam van COLT persberichten met fouten worden verstuurd? Gaat COLT er meer door verkopen? Neemt iedereen nu spontaan contact op met dit PR-bureau, om ook zo'n mooi bericht te krijgen?

Groot succes? Ja voor Molblog wellicht... ;-)

Rogier, ik kan het niet meer dan eens zijn met jou opmerking. De veroorzaker (en die ken ik heel toevallig) zorgt hier toch wel voor iets vernieuwends want al zijn de kritieken misschien niet van de lucht en/of word ze de hemel in geprezen, dit kan niet anders dan als een groot succes ervaren worden en een stunt op zich. Laat dit een leermoment voor u allen zijn.

Een officiële reactie wordt voorbereid?
We moeten er ook geen heksenjacht van maken hoor. Er staat volgens mij niets rampzaligs in. Ik denk dat dit (bij deze tekst in elk geval) minder erg is dan, pak 'm beet, het zetten van alle mailadressen in de cc ipv de bcc. Of foute cijfers, verkeerd gespelde namen of grammaticale fouten.
Hier is gewoon één stapje in het proces overgeslagen. Genant, zeker, maar laten we niet doen alsof dit verder nooit bij iemand voorkomt...

Pr-bureau belde nu toch zelf: 'Stom, heel vervelend'. Maar niets meer aan te doen.

Absoluut geen opzet, want ze geloven dat je altijd eerlijk moet zijn tegen de media. Dus geen bewuste opvallende, exceptionele actie. Gewoon een fout.

Op de pc's van het bureau was het in orde, maar ze zagen gisteren zelf ook dat het elders wel mis ging.

En Colt heeft de relatie niet opgezegd.

@Gervaise: ik heb opdrachtgever en pr-bureau gisteren al op de hoogte gebracht van dit bericht. Was benieuwd wat ze er van vonden.

Heb net ook met bureau gebeld. Ze bereiden een reactie voor en die gaan ze zo plaatsen, is me verteld. Dus we wachten nog even af.

@ Gervaise: die PR persoon wet nu heus wel dat hij/zij zo'n blunder heeft begaan en als hij/zij nu niet als een gek het internet aan het afschuimen is op zoek naar berichten hierover, dan is het geen goede pr m/v. Een goede had hier nl. zijn reactie nu al wel geplaatst :-).

Misschien een heel raar idee als iemand gewoon eens met COLT contact opneemt om te vragen hoe het precies zit? Of dit een bewuste actie was en of de medewerker die verantwoordelijk is voor dit document er nog zit? Geloof het of niet maar als pr-professional ben ik erg van de hoor en wederhoor.

Het voordeel van PDF is natuurlijk dat de opmaak overal hetzelfde eruit komt te zien. Met de verschillende word versies of bijvoorbeeld bij OpenOffice gebruikers, wil dat nog wel eens verschillen.

Ik denk dat het allermakkelijkste gewoon het mailen van de tekst in je e-mail is, dus zonder bijlage. Dat heb ik zelf het liefst. Dan houden we PDF lekker voor de grafisch ontwerpers.

@Paul en Rogier: het lijkt me niet dat de betreffende PR-man of -vrouw hier blij mee is. De berichtgeving gaat nu over de blunder en niet over de inhoud. Sterker nog, je moet erg goed kijken om uberhaupt te zien waar het tekstbericht over gaat. Bij het pluggen van een nieuw product zou ik me nog iets voor kunnen stellen bij een opzettelijke blunder, maar bij een persbericht over een aanstelling lijkt me niet dat je viral-achtige tactieken gaat toepassen.

Ik denk niet dat het hier om een stunt gaat. Ik ben het met Ward eens dat dit de beste kan overkomen. Als een document veel heen en weer wordt gemaild en iedereen heeft andere settings aan staan, kunnen dit soort dingen gebeuren.

Gelukkig gaat het hier om simpele zaken als de originele Engelse termen e.d. en is er geen sprake van een lek van vertrouwelijke informatie. Het is dus alleen maar genant en vervelend dat deze posts bij een google search naar boven komen ;).

Hoe dit te voorkomen? PDF is geen oplossing want de meeste journalisten (zie Theo) hebben een hekel aan attachments. De kans dat je ermee in de spamfilter terecht komt is ook groot. Gewoon altijd in Word op 'accept all changes' drukken voor de finale versie. Dan de tekst kopieren en plakken in een mail in platte tekst formaat. Dat is het veiligst.

Ik heb een beetje problemen om het persbericht leesbaar te maken op MolBlog. Anders zou je kunnen zien dat het werkelijk onleesbaar is geworden. Dus dat kan nooit de bedoeling zijn.

Dit soort bedrijven kennende denk ik ook dat verschillende mensen er doorheen gegaan zijn. Iedereen zijn eigen kleurtje?

Een kleinigheidje, maar heel toevallig bestaat de tekst uit de 4 kleuren die het colt logo heeft: rood, geel, blauw en groen. Dus ik twijfel of dit wel echt een foutje is...

i.i.g geniale actie. maar weinig persberichten vallen zo op.

Auw, nightmare-gevalletje. Als het bericht ook nog naar iedereen in de cc gestuurd zou zijn, was de ramp compleet geweest.

Hoe voorkomen? Zeker niet met pdf, dan kan de ontvanger er niets mee. Gewoon goed uit je doppen kijken. Check, check, dubbel-check. Wat ik zelf altijd doe om zoiets te voorkomen is als het persbericht 100% definitief is, alle tekst knippen en plakken in Notepad of een ander programma zonder opmaak, html en andere fratsen zodat ik zeker weet dat de tekst 'clean' is. En dan plakken in een nieuw Word-document en netjes opmaken. Misschien omslachtig maar wel grondig.

En de PR-man van COLT? Die heeft een rotdag, maar ik denk dat meer mensen dan ooit nu weten dat Tanuja Randery een mooie nieuwe baan heeft. Bij een financieel persbericht was de schade iets erger geweest...

Microsofts wegen zijn ondoorgrondelijk (en zelden aangenaam). Het is niet de eerste keer dat de combinatie van Word, Outlook en haastige spoed iemand fataal is geworden, en het zal ook wel niet de laatste keer zijn.

Word kan track changes keurig bijhouden om ze vervolgens pas zichtbaar te maken NA verzending door Outlook. Is ons ook wel eens overkomen. PDF maken lost wel dit probleem op, maar creëert weer andere.

Een klassiek voorbeeld van een track changes blunder vinden we bij SCO, waarbij uit documenten over een juridische aanklacht tegen Daimler bleek dat ze eerst een heel ander bedrijf hadden willen aanklagen? zie: http://news.cnet.com/2100-7344_3-5170073.html

Cursusje helpt niet, beter is om een tekst niet vanuit Word direct als html cut & paste te gebruiken, maar vanuit ascii zelf de mail op te bouwen. maar ja, dat kost meer tijd?

volgens mij krijgt degene die dit verstuurd heeft gewoon een vette bonus! Hij of zij heeft bereikt dat er veel over gesproken en geschreven wordt.... en bij mij gaat het er niet bij in dat dit een domme fout is geweest. Hulde dus voor de PR man hierachter!

Ik denk dat iemand met het schaamrood op zijn gezicht de gehele dag in een konijnenpak moet lopen :-)

Nee geen pdf! Ik wil wel gewoon word, want dat is makkelijker te knippen en plakken.
Je ziet het aantal pdf-berichten wel toenemen. Dan is er waarschijnlijk meer grip op de vorm.

@Paul: wat een leuke gedachte! Dat zou pas echt vernieuwend zijn: persberichten vol met spelfouten en verkeerde linkjes. Maar opvallen is vaak niet het enige doel, vrees ik.

De grootste angst van iemand die bij een pr bureau werkt..@ Paul: ik denk dat je écht te optimistich bent..het is zo éxtreem lullig..

@Eric: nee, geen pdf!
Gewone basic Word en goed uit je doppen kijken welke je verstuurt ;-)

Euhm, er voortaan maar een pdf-je van maken? En voor nu maar gewoon hopen dat er geen gevoelige passages of ongelukkige persoonlijke krabbels zijn meegestuurd. Maar goed: zo ziet de journalistiek ook eens hoeveel werk er soms zit in het schrijven en herschrijven van persberichten. ;-)

Kan het met opzet zijn gedaan? Het valt op en er wordt nu in ieder geval over gesproken. Het haalt zelfs Molblog! Of is dat een te optimistische gedachte?